Чем может быть полезна фотография рабочего дня руководителю современного офиса

В наше время найдется немало управленцев, которые на вопрос о том, нужно ли в принципе нормирование труда работников их организациям, не задумываясь, ответят отрицательно. Вместе с тем, такое мнение ошибочно: методы нормирования труда применимы и действенны не только на промышленных предприятиях (как считают некоторые), а абсолютно в любых организациях, ведь они позволяют выявлять многие серьезные проблемы и находить пути их решения.

Сегодня на примере фотографии рабочего дня (ФРД) мы расскажем о прикладном характере нормирования и теснейшей его взаимосвязи с организацией труда в офисе.

Фотография рабочего времени и эффективность

Менеджеры постоянно стремятся к повышению продуктивности использования ресурсов (в том числе и человеческих) своей организацией, то есть к росту ее эффективности. Один из путей повышения эффективности работы персонала — сокращение или полное устранение потерь рабочего времени, происходящих по различным причинам — организационного характера или связанных с дисциплинарным поведением сотрудников. Выявить те самые потери помогает фотография рабочего времени. В силу характера работы офисных сотрудников (неравномерная занятость в течение дня, многозадачность, отсутствие строгого порядка выполнения действий и пр.) целесообразно проводить наблюдения в течение всей рабочей смены, то есть речь должна идти о фотографии рабочего дня.

Фотография рабочего дня в офисе: когда может потребоваться и какую пользу способна принести

Реальная ситуация: к руководителю торговой фирмы «Альфа» постоянно обращаются начальники соответствующих секторов с просьбами о вводе в штатное расписание дополнительные единиц аналитика продаж, юриста, бухгалтера, мотивируя необходимость расширения штата «завалом работы» и тем, что «люди не справляются».

Руководителя настораживает такое положение дел на фоне отсутствия у «Альфы» существенного роста продаж. Дистрибьюторская сеть компании не расширяется, новых клиентов почти нет, логистическая система давно отлажена и работает стабильно (поставки в срок, минимум возвратов), поэтому резонно встает вопрос: с чем связана чрезмерная загрузка сотрудников и действительно ли необходимо увеличение численности персонала?

Директор приглашает опытного инженера по нормированию труда и поручает ему провести исследование в своем офисе. В течение двух недель инженер проводит фотографии рабочего дня бухгалтера, экономиста, юристов и других представителей «белых воротничков». Затем обрабатывает данные заполненных фотокарт, анализирует информацию и представляет отчет о проделанной работе.

Отчет руководителя буквально поразил. Выяснилось, что общие потери рабочего времени его подчиненных составили порядка 40% (!), а у некоторых сотрудников этот показатель и вовсе приблизился к астрономическим 70%.

Из чего же складываются непроизводительные затраты времени в офисе? Список достаточно длинный:

• опоздание на работу или ранний уход;
• расширение «границ» обеденного перерыва;
• рассылки спама по внутренней электронной почте и его изучение;
• общение в соцсетях;
• личные разговоры по телефону;
• частые перекуры и чаепития.

Если некоторые потери были однозначно вызваны нарушениями трудовой дисциплины, и бороться с ними директор был вынужден административными методами (от замечаний нарушителям, депремирования и вплоть до увольнения), то другие происходили во многом не по вине работников.

Например, к началу работы офиса люди опаздывали из-за пробок, возникающих в утренний час пик на маршруте следования транспорта в сторону предприятия. Эту проблему удалось решить простым переносом начала работы на полчаса: если раньше фирма работала с 9.00, то теперь — с 8.30. Количество опозданий заметно сократилось.
На обед сотрудники уходили раньше или позднее возвращались из-за того, что в непосредственной близости от офиса находилось только одно заведение общепита, куда в обеденное время стремились попасть работники и из нескольких других организаций. В итоге приходилось долго стоять в очереди. Эту проблему руководитель фирмы решил, организовав доставку горячих обедов в офис и оборудовав специальное помещение для принятия пищи.

Кроме того, директор поручил IT-специалисту закрыть доступ с рабочих компьютеров к нескольким развлекательным ресурсам и сайтам социальных сетей, а также заняться разработкой методов борьбы со спам-рассылками.

В результате всего комплекса реализованных мероприятий, непроизводительные затраты рабочего времени удалось значительно сократить. Увеличивать количество сотрудников не пришлось, ведь персонал начал выполнять свои должностные обязанности, а не просто присутствовать на рабочем месте.

На примере небольшой торговой компании «Альфа» мы показали, что нормирование труда сегодня — это не столько возможность, сколько необходимость для предприятий разного вида деятельности, масштаба и формы собственности, проверенное и надежное оружие в борьбе за их эффективность.

« Вернуться к списку аналитики